Tietosuojaseloste

Sisällysluettelo

Henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet

Tietosuoja ja yksityisyystesi ovat meille tärkeitä asiaoita. Käyttäessäsi palveluitamme annat meille tietoja itsestäsi ja me haluamme osoittautua luottamuksesi arvoiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja ammattitaidolla.
Suojaamme henkilötiedot tarkoituksenmukaisilla teknisillä ratkaisuilla
Henkilötietojen käsittely on suunnitelmallista ja lain mukaista.
Emme kerää ylimääräistä tietoa sinusta.
Pyrimme toiminnassamme läpinäkyvyyteen.
Selitämme käytännöt selkokielellä.

Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, jotka ovat yhdistettävissä luonnolliseen henkilöön.

Henkilötietojen käsittelijä vai rekisterinpitäjä?

Joissain tapauksissa olemme tiedon käisttelijä, emmekä rekisterin pitäjä. Kun emme voi määritellä, mihin tarkoituksen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään, olemme henkilötietojen käsittelijä, Tällöin meillä on pääsy rekisterinpitäjän henkilötietoihin.

Kun asiakas esimerkiksi toimittaa meille työntekijöidensä henkilötietoja johonkin käyttötarkoitukseen, asiakas on rekisterinpitäjä. Tällöin meidän asiakkaamme määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot.

Henkilötietojen käsittelijä voi käsitellä henkilötietoja vain rekisterinpitäjän määrittelemiin tarkoituksiin. Käsittelijän velvollisuudet rekisterinpitäjää kohtaan määritellään meidän ja asiakkaan välisessä toimeksiantosopimuksessa.

Toimimme rekisterin pitäjänä tilanteessa, jossa käsittelemme henkilötietoja omasta puolestamme eli päätämme itse, mitä varten ja miten keräämme henkilötietoja.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Tietojen keräämiseen vaikuttaa käyttämäsi palvelu. Jos käytät vain verkkosivustoa ja kiellät kaikki evästeet, emme kerää sinusta mitään tietoa. Jos olet asiakkaamme tiedämme sinusta tietenkin enemmän. Kaikki tieto ei tietenkään tallennu reksiteriimme. Alla on esimerkkejä erilaisista tilanteista, joissa henkilötietojasi tallentuu rekisteriimme.

YLEISET TIEDOT

Jotta voimme olla sinuun yhteydessä, tallennamme yhteystietosi eri järjestelmiin. Tälläisiä yleisiä tietoja ovat esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pikaviestimien osoitetieto.

ASIAKKUUDEN TIEDOT

Kun välillemme syntyy asiakassuhde, tiedon määrä luonnollisesti lisääntyy. Käytämme tätä tietoa palvelun tarjoamiseen ja asiakassuhteen hoitamiseen. Jos olet yritysasiakas tallennamme työnantajasi eli yrityksen tietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi yrityksen osoite, laskutustiedot, työpisteesi sijainti, käytössäolevat palvelut, Yrityskohtaiset tunnukset tarvittaviin järjestelmiin, muistiinpanot tapaamisista.

PUHELUT JA MUUT YHTEYDENOTOT

Voimme tallentaa käymiämme puheluita tai muita keskusteluita laaduntarkkailua, koulutusta tai osoitusvelvollisuuden täyttämistä varten. Sähköposti- ja some-keskustelut tallentuvat automaattisesti, vaikka emme edellä mainittuja toimia tekisikään. Keskusteluista saattaa myös tallentua lokitietoja eli esimerkiksi lähetysajankohta.

UUTISKIRJEEN TILAUS

Uutiskirjeen tilauksen yhteydessä tallennamme sähköpostiosoitteesi. Lisäksi saatamme kysyä nimeäsi ja kiinnostuksen kohteitasi.

VERKKOSIVUILLA VIERAILU

Verkkosivuilla vierailusta ei oletusarvoisesti jää minkäänlaista henkilötietoa järjestelmäämme. Jos hyväksyt kaikki evästeet Google Analytics tallentaa IP-osoitteesi ja yksilöivän käyttäjä ID:n. Näiden avulla erotamme yksittäiset henkilöt yksittäisistä verkkosivuvierailuista.

HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN TIIVISTETYSTI

Asiakas

Tarjouksen tai lisätiedon kysyjä

Uutiskirjeen tilaaja

Verkkosivun vierailija

Etunimi

Sukunimi

Yritys

Toimipiste

Sähköposti

Puhelinnumero

Rooli / vastuualue

Keskustelut

Annetut tarjoukset

IP-osoite

Mistä me saamme (eli keräämme) henkilötietosi?

Alla on lueteltu lähteitä, joista saamme henkilötietoja. Yleisin lähde on yhteydenotto verkkosivujen tai sähköpostin kautta.

SUORAAN SINULTA

Keräämme tietojasi, kun olet meihin yhteydessä, tilaat uutiskirjeen tai käytät palveluitamme.

VERKKOSIVUILTA

Sivustollamme käytetään evästeitä palvelukokemuksesi optimointiin. Tämä tieto ei aina ole yksilöitävissä eli se ei ole henkilötietoa. Lue lisää evästeiden käytöstä evästepolitiikastamme.

YHTEISTYÖKUMPPANEILTA JA JULKISISTA LÄHTEISTÄ

Voimme esimerkiksi etsiä yhteys- ja laskutustiedot käyttäen erilaisia tietokantoja.

Miten käytämme henkilötietojasi?

ASIAKKUUDEN HOITAMINEN JA PALVELUN TUOTTAMINEN

Käsittelemme henkilötietojasi tunnistaaksemme sinut asiakkaaksemme, kommunikoidaksemme kanssasi ja lähettääksemme sinulle viestejä asiakkuuden eri vaiheissa.

LIIKETOIMINNAN KEHITTÄMINEN

Käsittelemme henkilötietojasi kehittääksemme liiketoimintaamme sekä palveluitamme ja tehdäksemme markkinointitutkimuksia ja -analyysejä, kuten asiakastyytyväisyyskyselyitä.

MARKKINOINTI

Me keräämme ja analysoimme henkilötietoja, kuten sinun käyttäytymistäsi verkkosivuilla tai sinun sijaintiasi, lähettääksemme tietoja palveluistamme tai muita viestejä, jotka saatat kokea hyödyllisiksi. Lisäksi voimme parantaa verkkosivustomme käyttäjäkokemusta ja mainonnan osuvuutta henkilötietojesi perusteella.

TILASTOINTI

Käytämme keräämäämme tietoa myös tilastointiin ja oman toimintamme kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavin perustein:

Olet antanut meille suostumuksen käsitellä tietojasi. Suostumus voidaan antaa käyttämällä palveluitamme tai olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme. Voit peruuttaa suostumuksesi koska tahansa.
Käsittely on tarpeen meidän tai kolmansien osapuolien oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tilannetta, jossa käsittelemme tietojasi estääksemme petoksen tai kohdentaaksemme sinulle suoramarkkinointia tai ylläpitääksemme tietojärjestelmiemme turvallisuutta.
Käsittely on tarpeen noudattaaksemme meitä koskevia lakisääteisiä velvollisuuksia.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Voimme käyttää automaattista päätöksentekoa joissakin palveluissamme, esimerkiksi palvelupyyntöjen automaattisessa käsittelyssä. Automaattinen päätöksenteko perustuu meille annettuihin tietoihin.

Käytämme profilointia lähettääksemme markkinointiviestejä, joiden uskomme olevan sinulle sopivia. Näin vältämme myös lähettämästä epäolennaisia viestejä. Sinulla on oikeus kieltäytyä profiloinnista liittyen suoramarkkinointiin.

Tietojen säilyttäminen ja turvallisuus

Olemme sitoutuneet huolehtimaan tietojesi turvallisuudesta hyvällä tietojen hallinnalla ja huolellisella henkilötietojen käsittelyllä. Käytämme asianmukaisia teknisiä, fyysisiä, oikeudellisia ja organisatorisia toimenpiteitä tietojesi suojaamiseen.

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen tietosuoja- ja rekisteriselosteissa mainittuihin käyttötarkoituksiin ellei pidempää säilytysaikaa vaadita tai sallita laissa.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti kahden vuoden ajan viimeisen tarjouksen tai laskun lähettämisestä.
Uutiskirjeen tilaajat voivat poistua listalta itse.
Verkkosivuston kävijoiden tietoja käsitellään kaksi vuotta,

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Henkilötietojesi luovuttaminen kolmansille osapuolille

Emme luovuta henkilötietojasi ilman suostumustasi kolmansille osapuolille ellei jokin seuraavista ehdoista täyty:

Tietojen luovuttaminen perustu lakiin, säädökseen tai meitä sitovaan sopimukseen.
Meillä ja kolmannella osapuolella on sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä jonkin sinulle tuotettavan palvelun toteuttamiseksi.
Henkilötietosi on kerätty yhdessä kumppaniemme kanssa järjestetyn tapahtuman yhteydessä. Voimme luovuttaa tietojasi kyseistä tapahtumaa järjestämässä oleville yhteistyökumppaneille tapahtumaan liittyvää markkinointiviestintää varten.

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus muun muassa tarkistaa rekistereissämme olevat tietosi, vaatia virheellisen tiedon korjaamista, oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi, oikeus siirtää tietosi toiseen palveluun sekä oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä.

Mikäli haluat tehdä jotain edeltävistä toimenpiteistä voit olla yhteydessä rekisterin asioita hoitavaan henkilöön:

Paavo Kyrö,
info@moregym.fi

Rekisterikohtaiset tiedot

Edellisissä kappaleissa käsiteltiin henkilötietojen hallintaa yleisesti. Yrityksillä kuten meilläkin voi olla useita henkilötietorekistereitä. Usein yrityksillä on asiakasrekisteri ja työntekijärekisteri. Seuraavat tiedot koskevat meidän asiakasrekisteriä. Tulet törmäämään samoihin asioihin myös näissä erittelyissä.

Rekisterin nimi

More Gym & Fitness asiakasrekisteri

Rekisterin pitäjä

More Gym Espoo

‍

Rekisterin asioita hoitava henkilö

Teemu Marjakangas ‍

puhelin +358 45 250 4011

espoo@moregym.fi

‍

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS /
REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään More Gym kuntosalinasiakassuhteiden hoitamiseen, jäsenen ja rekisterinpitäjän oikeuksien javelvollisuuksien toteuttamiseen, markkinointiin sekä tilastollisiintarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan käyttää myös palveluidenkehittämiseen ja kohdentamiseen. Henkilötietoja käytetään kaikissatilanteissa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla.Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.Peruste henkilötietojen käsittelylle on sopimus rekisteröidyn jakuntokeskuksen välillä.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja. Rekisterin sisältämät tiedot lisääntyvät tarpeen mukaan, eli kaikkia tietoja ei kerätä kaikilta asiakkailta. Asiakas katsotaan olevan rekisterissä, mikäli yksikin henkilöivä tieto on merkitty rekisteriin.

nimi,
henkilötunnus,
osoite,
sähköpostiosoite,
puhelinnumero.
Jäsenen ostamat ja/tai tilaamat tuotteet ja palvelut
Maksureskontra
Tilastointi kuntokeskuskäynneistä

‍

SÄÄNNÖN MUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin voidaan lisätä teitoa seuraavista lähteistä:

Asiakas itse
Kulunvalvontajärjestelmä More Gym & Fitness
Kuntosalin laskutus ja perintätoimisto

‍

TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN JA SUOJAAMINEN

Kaikki tiedot säilytetään kuusi (6) vuotta lukien More Gym & Fitnesin ja asiakkaan asiakassuhteen päättymisvuoden lopusta Kirjanpitolain 2. luvun 10. artiklan (30.12.1997/1336) määräämänä.

Manuaalisen aineiston suojaus

Paperiasiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa tai lukituissa kaapeissa.
Asiakirjojen säilytystiloihin on pääsy ainoastaan More Gym & Fitnesin
henkilökunnalla.

Sähköisen aineiston suojaus

Asiakastietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin
käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.
Käyttöoikeudet myönnetään ammattinimike- ja tehtäväkohtaisesti.
Tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä.

‍

TIETOJEN LUOVUTUS

DL Prime järjestelmästä siirretään suoraan tietoa kuntosalin laskutuksen hoitavan kumppanin laskutusjärjestelmään.

Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta tietoja ulkopuolisille lukuun ottamatta poikkeuksia 1, 2 ja 3. Tästä voidaan poiketa, mikäli viranomaistoimet tai lainsäädäntö niin edellyttää.

Poikkeus 1:

Mikäli More Gym & Fitness on tehnyt yrityksen kanssa yhteistyösopimuksen, jonka nojalla yritys maksaa työntekijöilleen kuntokeskuksen jäsenmaksun tai osan siitä, on keskuksella oikeus
toimittaa yritykselle tämän sopimuksen puitteissa jäseneksi liittyneen yrityksen työntekijän käyntilokitiedot yrityksen niin pyytäessä.

Poikkeus 2:

Mikäli jäsen on pyytänyt keskukselta joko suullisesti tai kirjallisesti personal trainerin yhteydenottoa, on keskuksella oikeus välittää kyseisen jäsenen sähköpostiosoite ja puhelinnumero itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle personal trainer -yrittäjälle yhteydenoton mahdollistamaksi.

Poikkeus 3:

Asiakkaan kieltäytyessä antamasta asiakasrekisteriin tarvittavia tietoja ei asiakassuhdetta voida perustaa ja näin ollen asiakasrekisteriin kuulumista vaativaa palvelua käyttää. Tällöin asiakas voi kuitenkin käyttää More Gym & Fitnesin liikuntapalveluita kertamaksulla.
Asiakas ei tällöin ole myöskään oikeutettu ilmaiseen tutustumiskäyntiin
kuntosalille.

‍

HENKILÖTIETOLAIN 6 LUVUN 26 §:N MUKAINEN TARKISTUSOIKEUS

Asiakkaalla on Henkilötietolain 26–28 § perusteella pääsääntöisestioikeus saada tarkastaa millaisia häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriinon tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti osoitteeseen info@moregym.fi.

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto merkitään rekisteriin.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki §29).

Tietojen korjauspyyntö tehdään kirjallisena osoitteeseen info@moregym.fi.

Evästeet

Käytämme evästeitä, ja muita vastaavia menetelmiä verkkosivujemme ja palvelujen tarjoamiseen ja kehittämiseen. Sivuillamme voi olla myös muita ulkopuolisten toimijoiden komponentteja esimerkiksi yhteisöpalveluihin liittyen.

Joissain tapauksissa nämä evästeet keräävät myös henkilötietoja. Käsittelemme evästeitä tarkemmin evästepolitiikassamme.

Voit milloin vain estää sivuston toiminnan kannalta epävälttämättömät evästeet sivun vasemman alalaidan valikosta.

Tietosuoja­seloste

Sisällys­luettelo

Henkilö­tietojen käsittelyn yleiset periaatteet

Henkilö­tietojen käsittelijä vai rekisterin­pitäjä?

Mitä henkilö­tietoja keräämme?